Signature électronique : quels documents peuvent être signés de façon dématérialisée ?

 

Difficile de continuer à travailler et à collaborer avec vos partenaires et clients, à distance. De nombreux projets professionnels nécessitent en effet l’accord des collaborateurs, quel que soit le domaine (commerce, banque, assurance, etc.)

 

Cet accord est généralement conclu grâce à une signature. Comment continuer d’obtenir les signatures indispensables à votre activité et au bon déroulement de vos projets professionnels à distance ?

 

Si imprimer un document pour le signer et le scanner à nouveau pour le renvoyer par e-mail est une solution, d’autres alternatives juridiquement plus solides sont disponibles pour les entreprises. La signature électronique est en effet un outil simple et rapide pour y parvenir.

 

Mais quels types de documents peuvent être signés grâce à la signature électronique ?

La signature électronique en quelques mots

 

Tout comme une signature classique et manuscrite, la signature électronique permet de signifier son approbation sur un document numérique.

 

C’est le règlement européen n° 910/2014 dit eIDAS (appliqué en France depuis 2016) ainsi que le Code civil français qui encadrent les règles liées à la signature électronique. Ainsi, la signature électronique possède une valeur légale tout comme la signature manuscrite.

 

L’article 1367 du Code civil définit la signature électronique comme « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel il s’attache ».

 

Une signature électronique pdf (ou autres formats) permet de garantir l’authenticité des signataires par le biais d’un système d’identification (mot de passe, identification avec un réseau social, etc.) pour éviter les risques d’usurpation. L’intégrité du document est également préservée afin qu’aucune modification ne puisse être effectuée sans que cela ne soit détecté.

 

Il existe trois niveaux de sécurité et donc de confiance pour garantir l’identité du signataire : la signature électronique classique, la signature électronique avancée et enfin la signature électronique qualifiée. Les deux derniers niveaux (signature avancée et signature qualifiée) sont ceux recommandés pour les entreprises souhaitant garantir l’authenticité et l’intégrité de leurs documents ainsi que la sécurité de leurs données.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

 

La signature électronique offre de très nombreux avantages que ce soit aux banques, aux assurances ou bien encore aux ressources humaines d’une entreprise.

 

Ainsi, en intégrant un outil de signature électronique au sein de votre entreprise, vous pourrez :

  • simplifier vos démarches et gagner du temps ;

  • réduire les coûts liés à l’impression de documents, à l’encre, aux frais d’envoi ou de déplacements ;

  • sécuriser vos documents ;

  • suivre en temps réel l’avancement des signatures et pouvoir relancer facilement les signataires défaillants ou retardataires ;

  • S’inscrire dans une démarche écologique en évitant les impressions, les envois et les déplacements.

Non seulement la signature électronique permet de gagner un temps précieux (les démarches sont plus rapides et vous obtenez les signatures nécessaires à l’avancement de votre projet en quelques clics) mais elle permet également de réduire les coûts liés à vos démarches. Cette somme économisée pourra ainsi être utilisée dans un autre pôle de dépense.

 

La signature électronique est également l’outil idéal pour travailler à distance, en télétravail par exemple. De même, elle est un outil indispensable pour le commerce international afin de pouvoir signer des contrats avec des partenaires étrangers résidant à des milliers de kilomètres de vous et de votre entreprise.

 

Enfin, la signature électronique peut s’inscrire dans une démarche plus large de digitalisation pour votre entreprise. Outre la signature électronique, vous pourrez digitaliser tous vos documents ou bien encore choisir un archivage numérique de vos contrats de travail et autres documents administratifs.

Les différents documents pouvant être signés grâce à une signature électronique

 

Mais alors quels documents peuvent être signés grâce à cet outil avantageux ?

 

Bonne nouvelle : tous les documents peuvent être signés électroniquement. En effet, à partir du moment où votre document peut être dématérialisé, il peut alors être signé de façon électronique.

 

Ainsi, vous pourrez signer des documents tels que :

  • Un contrat de travail ;

  • Un contrat commercial ;

  • Un devis

  • Une facture ;

  • Un bon de commande ;

  • Une lettre de mission

  • Un bail ;

  • Une convention ;

  • Un mandat SEPA ;

  • Un document de banque ;

  • Un document relatif à votre statut juridique (chambre de commerce et d’industrie, greffe du tribunal de commerce, etc.)

  • Un document de ressources humaines (contrats, planning, renouvellement de périodes d’essais, etc.).

Vous l’avez compris, la pluralité des documents pouvant être signés électroniquement permet à de nombreux domaines professionnels d’être concernés par la signature électronique. Déjà bien utilisée par les banques et les assurances, elle peut s’intégrer à tous types d’entreprises comme par exemple dans l’immobilier.

 

Mais attention cependant. Si tous les documents peuvent être signés grâce à la signature électronique, ils ne nécessitent pas tous le même niveau de certificat électronique.

 

Les documents les plus simples validés en interne peuvent ainsi être signé via un certificat RGS 1 étoile alors que les documents plus sensibles et comportant un risque juridique et financier devront être signés via un Certificat RGS 3 étoiles. Contrat, devis, facture, document de ressources humaines :  tous les documents peuvent être signé grâce à signature électronique à condition de respecter le niveau de sécurité et de choisir le certificat adapté.

Bon à savoir : La signature électronique implique différents formats de fichier. Ainsi, il est possible de signer électroniquement des documents sous format Word, PDF, JPEG ou encore XML.