La première étape lorsque l’on travaille seul est de regarder ses méthodes de travail d’un oeil nouveau et critique et d’inventorier toutes les tâches répétitives : celles qui le sont à cause du manque de matériel ou d’équipement adapté ou celles qui le sont en raison de leur volume.
C’est en effet souvent pour les tâches répétitives que l’on peut trouver des solutions de délégation ou de sous-traitance. Mais quelles solutions envisager pour déléguer lorsque l’on est le seul permanent ou que l’on n’a pas d’assistant ?
Nb > Il est aussi possible, afin de déterminer les causes d’un emploi du temps trop chargé, de réaliser facilement un relevé de temps. Il suffit de noter sur l’agenda hebdomadaire, la mission principale effectuée sur chaque demi-journée.
La discussion avec l’équipe
Si la structure est une association, selon son fonctionnement interne, on peut proposer un entretien ou une réunion de travail avec l’équipe non permanente : artistes, membres du bureau ou du CA... Cet échange est indispensable lorsque l’on a besoin d’un avis sur les priorités, ou lorsque l’on éprouve une difficulté pour démarrer ou finir une mission. En effet, les personnes pourront s’impliquer dans la problématique soulevée, des solutions ou des pistes vont être envisagées ensemble. Eventuellement, une répartition des tâches sera possible. A défaut d’une délégation formelle, cela peut s’avérer un soulagement partiel.
Le renfort ponctuel
Lors des périodes de surcroît de travail, surtout si elles sont prévisibles, un renfort dans la structure est une solution satisfaisante. Il peut s’agir d’une personne embauchée en contrat à durée déterminé (CDD) ou en intérim. Le CDD est notamment adapté pour les cas d’accroissement temporaire d’activité ou de remplacement d’un salarié absent.
Pour être optimisé, le travail à confier aura été préparé minutieusement en amont. Il faut par ailleurs avoir mené une réflexion sur l’expérience indispensable à la réalisation rapide de la mission confiée (la personne n’est là que pour une courte durée).
On peut donc être plus souple sur les qualités requises, l’adaptabilité étant le principal atout, et plus exigeant sur le niveau d’expérience ou de diplôme.
La sous-traitance
La recherche des prestataires de service pour les tâches répétitives (photocopies de dossiers par exemple), ou en raison de l’augmentation du volume est une solution souvent adoptée. Il faut prendre le temps de faire une étude comparative, ce qui peut demander un délai (appels, rendez-vous, étude des devis reçus...), c’est pourquoi cette démarche doit être anticipée.
La réalisation de sa fiche de poste classée soit par missions (exemple : diffusion/administration...), soit par importance (missions prioritaires, missions secondaires), peut permettre de dégager des incohérences, ou de mettre en exergue le temps que l’on pourrait libérer en sous-traitant.
Le coût de la sous-traitance est parfois moins onéreux que la rémunération du salarié sur le temps imparti à la tâche, temps qui pourrait être mieux employé à d’autres missions. C’est un calcul qu’il est intéressant de poser.
Le recours à des stagiaires
La formation et le temps nécessaires à consacrer à un stagiaire découragent souvent les structures.
Toutefois, si l’on mène la recherche comme pour un véritable recrutement (définition d’une fiche de poste, d’un profil adapté et sélection de l’école qui peut répondre à cette demande), la démarche peut devenir positive à double titre :
- d’une part, la mission aura toutes les chances d’être bien exécutée ;
- d’autre part, sur un plan personnel, elle enrichit un début de pratique de management.
On confiera à un stagiaire des tâches jugées intéressantes pour la structure, mais dont la réalisation est impossible en raison du manque de disponibilité. Par exemple, il pourra s’agir d’une étude de tarifs comparative entre différents fournisseurs de bureau. Le profil de poste sera alors plutôt orienté vers un diplôme d’assistant administratif/secrétariat ; une offre de stage sera adressée aux écoles proposant le diplôme.
Le recours au bénévolat
Si l’association a des membres actifs, il est toujours possible d’envisager un renfort ponctuel pour assurer des travaux de type mise sous pli, dactylographie de documents, etc. Pour favoriser l’accord, il est important de prévenir une à deux semaines avant l’échéance, et d’offrir un cadre convivial (café-croissants par exemple...). Les petites corvées deviennent alors un lieu d’échange sympathique.