Aujourd’hui, le recours à un logiciel de signature électronique, pour l’authentification de documents, devient de plus en plus courant dans les entreprises. Découvrez quel sont les nombreux avantages de la dématérialisation.
Comment se définit la signature électronique ?
Pour résumer, il s’agit d’un procédé technique de signature digitale à distance, qui vise à remplacer la signature manuscrite grâce à un certificat électronique. Cette "clé" ou "certificat" établit un lien de sécurité entre la signature digitale et son signataire. Elle contient des informations qui permettent d'en vérifier l'intégrité et l'authenticité, et le support le plus recommandé est le fichier PDF. Des formats texte comme Word, XML, ou image (par exemple jpg) peuvent aussi être utilisés. Il est très simple de réaliser une signature électronique de document PDF.
Quels en sont les principaux avantages ?
Ils sont très nombreux, tant au niveau de la gestion des contrats que d’autres types de documents :
• La signature électronique permet de réduire les déplacements et les échanges par courrier ; elle fait également diminuer notablement le nombre d’impressions ainsi que la consommation de papier.
• Elle nécessite beaucoup moins d’archivage et de frais d’acheminement des documents. Ce qui vous fait réaliser des économies appréciables en temps et en argent.
• Il devient plus simple de retracer les documents, grâce à un tableau de bord, et de limiter au maximum les erreurs humaines.
• L’entreprise bénéficie d’une sécurité augmentée (beaucoup moins de risques de perdre le document grâce à l’archivage numérique).
• Les objectifs « business » sont plus rapidement atteints étant donné la réduction des délais de signature des contrats.
• Elle favorise une meilleure réactivité face aux entreprises concurrentes (par exemple, quand il s'agit de promotion, de vente ou de recrutement).
• La signature électronique PDF confirme de façon officielle l'identité du signataire. De plus, celui-ci ne peut répudier le document en affirmant qu’il ne l’a pas signé.
• L’horodatage assure au document ainsi signé une valeur juridique reconnue.
• Les destinataires peuvent signer les documents en ligne à partir de n’importe où, à condition d’avoir accès à une connexion Internet efficace.
• N'importe quel type d'appareil de transmission peut télécharger un logiciel de signature électronique : PC, téléphone mobile, tablette...
Comment utiliser l’option de signature électronique ?
Lorsque vous recevez un document qui requiert votre signature électronique, cliquez d'abord sur l'onglet "Signature", qui apparaît généralement dans le bas de celui-ci. Sélectionnez ensuite l’onglet "Fichier" et identifiez le document. Cliquez ensuite sur l'onglet "Informations" (nom du ou des destinataire(s), courriel...), puis sur " Protéger le document". Il ne vous reste qu’à relire une dernière fois le document avant de cliquer l'onglet "Envoyer". Productivité, économies, souplesse et rapidité caractérisent la signature électronique, ce qui explique pourquoi elle est de plus en plus utilisée par un grand nombre de sociétés et d’organisations à travers le monde.