La facturation est régie par des règles très précises, relevant à la fois de la réglementation fiscale et de la réglementation économique, justifiées par le fait que la facture peut servir :

  • de preuve de l’existence d’un contrat ou de ses modalités d’exécution ;
  • de pièce justificative en matière comptable ;
  • de justificatif pour l’exercice des droits en matière de TVA ;
  • de base pour le contrôle de l’impôt.
  • En matière économique, la réglementation prévoit que toutes prestations  de  services  (cession des droits de représentation ou « vente » de spectacle, location  de  matériel…)  et  toutes  ventes de produits ou de marchandises (disque, livre…) réalisées par un professionnel pour un autre professionnel doivent faire l’objet d’une facturation. Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation et l’acheteur doit la réclamer.
  • En matière fiscale, le code général des impôts précise que toute personne assujettie à la TVA a l’obligation de délivrer des factures à ses clients lorsque ceux-ci sont assujettis à la TVA, ou dans  tous  les  cas  lorsqu’il  s’agit de personnes morales.

    Le fait que l’activité du vendeur ou du prestataire de service ne donne  pas  effectivement  lieu  à  la  déclaration  et au versement de la TVA, ne l’exonère pas de cette obligation de facturation.

  • L’obligation de facturation est donc très large et ne concerne pas uniquement les personnes assujetties à la TVA : les professionnels ne sont dispensés d’établir une facture que pour les opérations réalisées pour les particuliers.
  • ETABLISSEMENT  ET CONSERVATION   DES   FACTURES
  • Les factures doivent être rédigées  en langue française en double exemplaire ; le vendeur ou prestataire de service remet au client l’original et conserve le double. Les factures doivent obligatoirement comporter certaines mentions prescrites par la réglementation fiscale et la réglementation économique.
  • NUMÉROTATION ET DATE DE LA FACTURE

  • L’entreprise peut adopter son propre système de numérotation à condition que la numérotation soit effectuée par ordre chronologique au fur et à mesure de l’émission des factures, et de manière continue.

    Nb >

    Le système retenu doit garantir que toutes les factures émises la même année porteront un numéro distinct (deux factures ne doivent pas, pour la même année, avoir le même numéro).

  • D’autre part, la facture doit comporter l’indication  de la date à laquelle elle a été établie.

    Nb >

    En principe, en matière économique comme en matière fiscale, la facture doit être établie dès que la prestation de service est effectuée ou que le bien est vendu, mais un différé de facturation est admis s’il correspond aux quelques jours liés aux nécessités de la gestion administrative (il ne doit pas toutefois dépasser un mois).

  • Cette obligation de numéroter et dater les factures concerne également les factures d’acompte (qui doivent être établies lors du paiement de l’acompte) ; dans ce cas, la facture définitive doit faire référence aux différentes factures d’acompte.
  • Désormais, une facture doit être délivrée pour tous les versements d’acomptes effectués dans le cadre d’une vente ou d’une prestation de service, et non plus pour les seules opérations pour lesquelles ces versements entraînent l’exigibilité de la TVA.
  • MENTIONS RELATIVES AUX PARTIES

    > Indications relatives au vendeur ou au prestataire de services

    Les indications suivantes doivent être portées « en tête » de la facture :

    • nom ou dénomination sociale avec, le cas échéant, la mention SARL ou SA (etc.) et le montant du capital pour les sociétés ;
    • adresse ;
    • numéro individuel d’identification à la TVA ;

    Nb >

    Ce numéro est attribué par le centre des impôts. L’obligation de le mentionner sur les factures concerne les prestations de service ou les ventes réalisées sur le territoire national ainsi que celles à destination d’un autre Etat de la Communauté européenne (opérations intra-communautaires). Néanmoins, l’administration fiscale a admis que ce numéro ne soit pas indiqué sur les factures dont le montant total hors taxe est inférieur ou égal à 150 □.

    • pour les personnes ou sociétés immatriculées :
    • au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) : numéro unique d’identification (numéro SIREN) complété de la mention RCS suivie de la ville du greffe où l’entreprise est immatriculée ;
    • au registre des métiers : numéro unique d’identification (numéro SIREN) complété de la mention RM et du nombre qui désigne la chambre des métiers.
    • Il est également conseillé  d’indiquer le numéro unique d’identification SIREN, souvent demandé par les collectivités publiques. En effet, c’est le seul numéro qui peut être exigé d’une entreprise dans ses relations avec l’administration, les collectivités locales, les établissements publics et les organismes gérant des  régimes de protection sociale ou chargés de la tenue d’un registre de publicité.
      • déclaration d’activité non salariée ;
      • déclaration de constitution d’une personne morale ;
        • nom ou dénomination sociale ;Nb >Ce numéro est attribué par l’INSEE à toute personne physique ou morale lorsqu’elle effectue les formalités obligatoires dans les cas suivants : déclaration lors de la première embauche

          Indications relatives au client

          La facture doit comporter les indications suivantes :

        • Nb >
      • Le client assujetti à la TVA ne peut déduire la TVA que si la facture comporte l’indication de ses nom et adresse.

         

        > MENTIONS RELATIVES AUX OPÉRATIONS RÉALISÉES

        Certaines mentions concernent chaque bien ou service ou éléments de la prestation de service et doivent donc figurer sur chaque «  ligne  de facture » ; ’autres mentions sont relatives à l’ensemble des opérations et généralement indiquées en « pied de facture ».

        > Mentions devant figurer sur chaque ligne de la facture

        Ces mentions concernent :

        • la date de la vente ou de la prestation de Cette mention, souvent omise, doit impérativement figurer en cas de différé de facturation ;

        Nb >

        Cette indication est particulièrement importante en matière de comptabilité (par exemple, si la facture n’est pas établie à la date de clôture de l’exercice alors que la prestation a déjà eu lieu, elle doit être enregistrée en produit à recevoir et c’est la date de l’opération mentionnée sur la facture qui justifiera cette écriture).

      • dénomination précise de l’opération ;
      • Nb >

        Ainsi, pour une vente, on indiquera la référence du produit ; pour la cession de droits de représentations d’un spectacle, le titre du spectacle et éventuellement le nom du metteur en scène ou du principal artiste intervenant, et non pas la désignation par un terme générique comme « spectacle jeune public »).

        • le prix unitaire hors taxe ou taux horaire hors taxe (c’est-à-dire l e p r i x convenu contractuellement avant toute imputation de réduction de prix) ;
        • la quantité (unité de biens ou de services, nombre d ’heures ou nombre de représentations) ;
        • le taux de la TVA légalement applicable (uniquement pour les redevables de la TVA), ou  le cas échéant, le bénéfice d’une  exonération ( ci-dessous) ;
        • le cas échéant, les rabais, remises ou ristournes dont le principe est acquis et le montant

        Nb >

        Il s’agit des remises liées à chaque opération particulière ; les ristournes générales liées par exemple à la réalisation d’un chiffre d’affaires doivent également figurer sur la facture mais sont plutôt portées en « pied de page ».

        > Mentions relatives à l’ensemble des opérations réalisées

        >>   Le montant total hors taxe, le taux et le montant total de la TVA

        Les factures établies par des personnes redevables de la TVA, pour chaque taux de TVA (5,5 %, 2,1  % ou 19,6 %), doivent comporter l’indication :

        • du montant total hors taxe des opérations ;
        • du montant total de la TVA

        Nb >

        C’est la mention de la TVA sur la facture qui permet au client de justifier de l’exercice du droit à déduction sur la TVA à payer au Trésor. La  TVA qui peut être déduite est celle qui figure sur les factures d’achat.

      • Il convient d’être  particulièrement vigilant sur les mentions  relatives  à la TVA, notamment pour les factures européennes (numéro de TVA intra- communautaire, opérations exonérées de la TVA française…).

        En effet, la TVA mentionnée sur une facture, même par erreur, alors que l’opération est exonérée, est  due par l’entreprise qui a établi la facture alors que le client n’est pas  autorisé à la déduire ou à en demander le remboursement.

      • Le bénéfice d’une mesure d’exonération

        Les factures doivent dorénavant indiquer si l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération. Elles doivent ainsi faire référence à la disposition pertinente du code général des impôts ou à toute autre mention précisant  le bénéfice  d’une exonération.

      • Pour les entreprises bénéficiant d’une franchise en base de TVA, il existait déjà une disposition  du code général des impôts imposant de  faire  figurer sur les factures la mention « TVA non applicable, article 293 B-I du CGI »1.

        Nb >

        Pour la franchise de 37 400 □ spécifique aux auteurs d’oeuvres de l’esprit pour les droits d’auteurs et aux artistes interprètes pour leurs droits voisins, la mention à faire figurer sur la facture est : « TVA non applicable, article 293 B-III du CGI ». La  mention de la TVA sur une facture par un assujetti bénéficiant de la franchise en base le rendrait, de ce seul fait, redevable de la TVA facturée.

        En ce qui concerne les associations, plusieurs hypothèses d’exonération de TVA sont  possibles. En particulier, il faut distinguer selon que :

        • l’association est exonérée totalement ou partiellement des impôts commerciaux (en raison du caractère non lucratif de ses activités ou pour son activité d e formation professionnelle) ;
        • l’association est exonérée de TVA pour son activité de formation professionnelle ;
        • l’association est soumise aux impôts commerciaux mais bénéficie de la franchise en base de TVA (parce que son chiffre d’affaires hors taxe est inférieur à 76 300 □ ou 27 000 □).
        • Nb >

          Cependant, l’administration fiscale a admis que cette mention ne figure pas sur les factures dont le montant total hors taxe est inférieur ou égal à 150 □. Néanmoins, pour les organismes bénéficiant d’une franchise en base, il doit être fait référence à la disposition du code général des impôts sur leurs factures, quel que soit le montant de celles-ci.

          >>   La date du règlement et les conditions d’escompte

          La facture précise également la date à laquelle le règlement doit intervenir ainsi que les conditions d’escompte applicables (taux ou montant de la réduction de prix accordé en cas de paiement anticipé).

        • En l’absence de dispositions figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties et  prévoyant un autre délai, le délai de règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant  la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée.

          En outre, le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement doit être indiqué sur la facture.

          Le taux d’intérêt des pénalités ne  peut  être  fixé  à un taux inférieur à une fois et demie le taux d’intérêt légal1 (soit 3,41 % pour 2004) ; les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. En l’absence de dispositions figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le taux des pénalités est égal au taux d’intérêt appliqué  par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente (2 %) majoré de 7 points (soit 9 %) depuis le 6 juin 2003.

        • > ARCHIVAGE DES FACTURES

          Les originaux ou les copies des factures doivent obligatoirement être conservés pendant un délai de trois ans à compter de la vente ou de  la prestation  de service.

          Toutefois, dans la mesure où le délai de prescription en matière de contentieux commerciaux est de 10 ans, il est préférable de conserver les factures jusqu’à la fin de cette période.

        • SANCTIONS
        • Les règles de facturation sont assorties de lourdes sanctions pénales.

          Ainsi, toute infraction à l’obligation  de  facturation est punie d’une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 . Concernant les personnes morales (sociétés, associations…), elles sont passibles d’une amende de 375 000  maximum et d’une peine d’exclusion des marchés publics pour une  durée  de 5 ans.

        • Ces sanctions peuvent concerner le vendeur ou le prestataire qui n’établit pas de facture, comme le client professionnel qui ne réclame pas l’établissement d’une facture.

          Elles sont également applicables lorsque les factures ne comportent pas toutes les mentions obligatoires. Ainsi, il est recommandé au client de vérifier la régularité des factures qui lui sont délivrées.

        • Nb >

          Ces sanctions sont applicables en cas d’omission des mentions suivantes : le nom et l’adresse des parties ; la date de la vente ou de la prestation de service ; la dénomination précise de l’opération ; la quantité ; le prix unitaire hors TVA ; toute réduction de prix ; la date du règlement ; les conditions d’escompte ; le taux des pénalités.

          Par ailleurs, le code général des impôts prévoit que toute omission ou inexactitude constatée dans les factures donne lieu à une amende de 15  (c’est-à- dire 15  multipliés par le nombre de factures pour lesquelles une omission ou une inexactitude est constatée).

          Nb >

          Ainsi, par exemple, l’absence du numéro individuel d’identification à la TVA ou du bénéfice d’une mesure d’exonération n’est passible que de l’amende fiscale de 15 puisqu’elle n’est pas visée par les sanctions pénales (cf. ci-dessus).

        • En outre, les infractions graves en matière de facturation sont passibles d’une amende fiscale égale à 50 % du montant de la facture :
          • non respect de l’obligation de délivrer une facture ;
          • non respect des éléments d’identification des parties ;
          • dissimulation de l’identité ou de l’adresse des clients ou fournisseurs ;
          • utilisation volontaire d’une identité fictive ou d’un prête-nom ;
          • établissement d’une facture ne correspondant pas à une vente ou une prestation de service réelle.
          • ANNULATION      ET        RECTIFICATIONS
          • En cas d’erreur ou de remise accordée postérieurement, une facture peut être annulée ou rectifiée.

            En cas d’annulation, la nouvelle facture établie en remplacement doit alors faire référence à la facture annulée et préciser expressément la mention de l’annulation de la facture précédente.

          • En cas de rectification, notamment remise accordée postérieurement, une note d’avoir faisant référence à la facture initiale est établie (facture en « négatif » du montant de la réduction). Pour les redevables de la TVA ayant déjà acquitté au Trésor la TVA correspondant à la facture initiale, cette note d’avoir doit comporter certaines mentions :
            • s’ils entendent récupérer la TVA correspondant  à la partie du prix objet de la réduction, la note d’avoir doit indiquer le montant hors taxe du rabais et le montant de la TVA correspondante ;  le client redevable de la TVA doit  alors  rectifier  la déduction de TVA opérée (le montant de la TVA mentionné sur cette note d’avoir viendra minorer ses droits à déduction) ;
            • s’ils renoncent à récupérer la TVA

            correspondant au rabais  consenti, la note d’avoir devra alors préciser que le rabais est

            « net de taxes ».En cas de non paiement total ou partiel d’une facture, un duplicata de la facture initiale doit être envoyé au client, surchargé de la mention  suivante en caractère apparent : « facture demeurée impayée pour la somme de ……. □ (prix net de taxes) et pour la somme de …… □ (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’aucune déduction (article 272 du CGI) ».