« Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, quelle est la législation comptable en vigueur : remboursement aux frais réels sur présentation d’une facture d’essence ou remboursement sur la base du barème fiscal ? »

Les indemnités de déplacements allouées à un salarié utilisant son propre véhicule pour un déplacement professionnel sont présumées couvrir des frais professionnels si elles restent inférieures ou égales aux limites fixées par le barème kilométrique publié par l’administration fiscale.

En cas d’utilisation d’un véhicule personnel par un salarié, il est difficile de fournir des justificatifs pour le montant exact des frais réellement engagés pour le déplacement professionnel. Si par exemple, le salarié utilise un véhicule de 6 CV, le remboursement d’une facture d’essence pour un plein, d’un montant de 270 F alors que le trajet aller-retour n’est que de 70km, ne sera pas considéré comme couvrant des frais réellement engagés. En effet, de toute évidence, un trajet de 70km ne justifie pas l’utilisation complète d’un plein ; d’autre part, si on se réfère au barème fiscal qui fixe l’indemnité kilométrique pour un véhicule 6 CV à un maximum de 2,991 F du kilomètre, soit 209,37 F pour 70km, le remboursement de 270 F dépassera les limites fixées par le barème fiscal.

Il est donc préférable de rembourser les frais en fonction du nombre de kilomètres parcourus sur la base d’une indemnité kilométrique qui peut être inférieure ou égale à celle du barème fiscal. Par exemple, l’employeur peut fixer la base du remboursement à 2 F du kilomètre, quel que soit le nombre de chevaux du véhicule utilisé (le montant le plus faible de l’indemnité kilométrique du barème fiscal est fixée à 2,141 F pour 3 CV). Il peut aussi fixer un barème qui ne dépasse pas les limites du barème fiscal, par exemple : 2 F du kilomètre entre 3 et 7 CV ; 3 F du km entre 8 et 11 CV et 4 F pour 12 CV et plus.

Rappelons que ce barème prend en compte non seulement la consommation d’essence et les primes d’assurance mais également la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques ainsi que la taxe différentielle sur les véhicule à moteur. Par contre, il n’inclut pas les frais de stationnement ou de péages qui peuvent donc être remboursés en plus, à condition de conserver les justificatifs (tickets de péages, de parking ou de parcmètres).