« Comment faire lorsque l’on est assistant et que le responsable nous interrompt et nous freine dans le travail en ajoutant des travaux qui n’étaient pas prévus ? »

 Pour une bonne organisation du travail et gestion des priorités, il est nécessaire de respecter le temps des autres et leurs priorités. Inversement, les autres, indépendamment de leur hiérarchie, doivent respecter notre temps et nos priorités.

Il est donc parfois nécessaire de savoir dire non, ce qui est souvent délicat, en raison du lien hiérarchique, mais aussi parce que l’on a à coeur de se montrer serviable et capable, que l’on souhaite ménager les susceptibilités ou que, ce qui est fréquent, on peut appréhender la réaction de l’autre.

Il faut savoir que dans bien des situations, le responsable n’a pas conscience du détail de votre travail quotidien et du temps que prendront les missions que vous aviez prévues. Aussi, lorsqu’une mission confiée à l’improviste n’est pas en lien avec vos objectifs actuels, il faut rappeler ces objectifs prioritaires… et demander s’ils sont changés. Si les priorités sont bouleversées, il faut prévenir votre responsable des incidences sur les autres missions en cours, demander les nouveaux délais, ce qui est à reporter ou annuler…

Bien entendu, si vous pensez qu’une meilleure alternative est possible, exposez-là en en présentant les avantages. Dans tous les cas, expliquez toujours les raisons de votre refus (priorités, moyens, objectifs, délais…), et les solutions éventuelles.

C’est en sachant dire « non » à bon escient, en expliquant de façon conviviale les motifs d’un refus, que vous apprécierez pleinement de dire « oui », de rendre service ou de faire plaisir. Il s’agira alors vraiment d’un choix et non d’une obligation.

Toutefois, une bonne gestion de votre agenda professionnel doit inclure de la place pour les « imprévus ». On peut difficilement considérer, en effet, que l’imprévu est imprévisible puisqu’il est inhérent à toute activité économique.

Aussi, votre responsable pourra à juste titre demander que certains travaux soient réalisés en priorité. Ne pas surcharger une semaine déjà bien remplie, par exemple en acceptant des rendez-vous ou des engagements additionnels, permet de mieux gérer les demandes non planifiées.