Un livret d’accueil est un document (dossier, classeur…), qui donne au nouveau salarié tous les repères sur le fonctionnement et l’organisation internes de la structure. Il contient la réponse à toutes les questions et situations pratiques qui peuvent se présenter au cours de l’année (prise de congé, arrêt maladie, règlement intérieur…).

Son intérêt est triple :

  • il rassure la personne qui arrive dans la structure, en lui donnant le cadre de ce qui est possible ou non ;
  • les points clés étant connus de tous, il met chacun sur un pied d’égalité et prévient les demandes récurrentes et intempestives. Dans ce sens, il contribue à la prévention des tensions et conflits ;
  • enfin, il donne une image positive de la structure sur son organisation et sa considération des salariés.

Sa mise en place nécessite une réflexion approfondie sur ce qu’il est pertinent d’y joindre. Toutefois, démarrer avec une simple « fiche d’accueil » peut permettre d’enclencher la démarche.

Certains éléments sont incontournables et permettront d’atteindre l’objectif prioritaire qui reste la prévention des demandes délicates à gérer par le responsable, et la prévention des mauvaises surprises pour le salarié. Aussi, tout ce qui est relatif aux temps de travail doit être détaillé. Il s’agit notamment :

  • des horaires de travail ;
  • le cas échéant, des modalités liées aux 35 heures et aux RTT ;
  • des modalités de prise des congés payés : fermetures obligatoires, délai de prévenance minimum, modèle à utiliser pour la demande, etc. ;
  • des modalités des autres congés : congés sans solde, congés pour événements familiaux ;
  • des absences : modalités de rattrapage ;
  • des heures supplémentaires : si elles sont autorisées ou non, les modalités de récupération le cas échéant ;
  • des arrêts maladie : s’il existe un délai de carence, dans quelles conditions s’effectue la subrogation de salaire ;
  • du congé paternité et du congé maternité : délai de prévenance de l’employeur.
Il est intéressant de joindre les extraits de la convention collective relatifs à ces différents points. En l’absence de précisions dans la convention collective, les extraits du code du travail peuvent y figurer.

Exemple > Pour le congé de paternité – Information de l’employeur. Le congé de paternité est prévu par le code du travail : « Art. L. 122-25-4 (L.n.2001-1246,21 déc. 2001, art. 55-1). – Après la naissance de son enfant et dans un délai fixé par décret, le père salarié bénéficie d’un congé de paternité de onze jours consécutifs ou de dix-huit jours consécutifs en cas de naissances multiples entraînant la suspension de son contrat de travail. Le salarié qui souhaite bénéficier du congé de paternité doit avertir son employeur au moins un mois avant la date à laquelle il entend prendre son congé, en précisant la date à laquelle il entend mettre fin à la suspension de son contrat de travail. »

Toutes ces précisions liées au temps de travail permettent de poser clairement les choses dès l’embauche et préviennent les malentendus ultérieurs.

Il appartient à chaque structure de compléter avec les informations qu’elle juge intéressantes :

  • un historique de la structure, son projet artistique ;
  • ce qu’elle propose comme actions, spectacles, programmations ;
  • l’organigramme ;
  • les avantages sociaux éventuels (chèques déjeuner, mutuelle…) et les conditions pour en bénéficier ;
  • le fonctionnement interne : heure de départ du courrier, signataire des documents, les règles communes (ménage, pause du midi…) ;
  • le règlement intérieur ;