Chacun essaie dans son travail de faire face aux urgences, aux imprévus et à la multiplicité des tâches. Entres les interruptions téléphoniques et les interruptions des collègues ou des visiteurs de passage dans le bureau, garder sa concentration devient une gageure, voire une épreuve de force.

Cette capacité de « zapping », c’est-à-dire de passage instantané d’un dossier à l’autre, dans l’urgence, est souvent inhérente aux métiers du secteur culturel. Il faut avouer que c’est même parfois stimulant, puisque cela évite la monotonie, valorise la fonction et nos aptitudes à la réactivité.

Mais ces aspects positifs ne doivent pas masquer l’effet pervers à moyen ou à long terme. Les interruptions continuelles entraînent la fatigue, génèrent un stress et empêchent une réflexion et un traitement approfondis, pourtant nécessaires au développement de projets, ou à l’amélioration des outils de travail.

Aussi, une observation critique sur la nature de ces interruptions, et sur leur nécessité/non-nécessité, peut permettre d’en supprimer quelques unes, par exemple en les relayant par des messages internes.

Deux cas sont souvent source d’interruptions non indispensables.

Le premier est la tentation de la facilité.

Si l’on se pose une question, ou si l’on a besoin d’une information (non urgente), et avant de l’oublier, on préfèrera souvent interrompre la personne qui peut nous renseigner. Or, un simple message écrit, déposé dans une corbeille désignée « A traiter », pourrait suppléer si l’on se contraignait à ce léger effort de rédaction. L’avantage immédiat pour l’autre est la poursuite d’un travail peut-être plus important.

Il faut souligner d’autre part que le statut de responsable qui nous amène à interrompre notre collaborateur verbalement, donne aussitôt un caractère d’urgence et d’importance à la demande. La personne abandonnera alors sans hésiter un dossier parfois plus essentiel pour la structure, et donc pour le responsable lui-même. Paradoxe !

Le second cas d’interruption inutile se présente lorsque l’on souhaite passer une information ou un document, dont la lecture immédiate n’est pas nécessaire.

La tentation est de commenter cette information, éventuellement de lancer une discussion (qui pourrait faire l’objet d’une réunion) et ainsi de perturber la gestion du temps de notre interlocuteur. Là aussi, le dépôt dans une seconde corbeille identifiée « Pour information », aurait évité le dérangement.

C’est un apprentissage et une critique positive de notre attitude personnelle à cet égard, qui fait que l’on juge d’abord, avant d’interrompre quelqu’un, du degré d’urgence ou d’importance. Ce petit exercice sur soi permet de gagner du temps, mais surtout d’en faire gagner aux autres et de contribuer largement à une ambiance de travail sereine.

Rappelons que l’on peut considérer comme important :

  • ce qui est la raison d’être de la fonction ;
  • ou ce qui contribue à la réalisation des objectifs ;
  • ou ce qui met en jeu des intérêts importants (financiers, humains…).
Par l’utilisation des messages internes, il ne s’agit pas, bien entendu, de rompre la communication entre collaborateurs, mais plutôt de l’enrichir en la réservant aux discussions de fond ou aux imprévus (inévitables et toujours nombreux…).