« Nous versons à nos salariés des défraiements lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Quelles pièces devons-nous établir pour avoir une comptabilité correcte ? Devons-nous faire signer un reçu à chaque salarié ou une liste nominative et récapitulative suffit-elle ? Un justificatif doit-il être donné au salarié ? »

Lorsque le salarié est amené à utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, l’employeur peut lui verser une indemnité forfaitaire calculée sur la base du barème kilométrique fixé par l’administration fiscale.

Dans ce cas, il doit établir un document qui pourra servir de pièce justificative à l’appui de sa comptabilité en cas de contrôle fiscal ou social.

En effet, il faut pouvoir justifier de la réalité des déplacements et du fait que ceux-ci ont été effectivement réalisés dans le cadre des fonctions du salarié.

Ainsi, ce document pourra être nominatif et comporter :
– le lieu de départ et de destination ;
– la date et le motif du déplacement (par exemple, « répétitions ou représentations du spectacle… ») ;
– le nombre de kilomètres parcourus, les frais d’essence, de péage, de stationnement, d’hébergement… ;
– la date et la signature du salarié.

Nb > Il convient de signaler que le barème kilométrique de l’administration fiscale couvre les frais de carburant, la dépréciation du véhicule, les dépenses courantes d’entretien. Par contre, il ne couvre pas les frais de stationnement ou de péage qui peuvent donc être remboursés en plus au salarié à condition de conserver les justificatifs.

La structure conservera également une copie de la carte grise du véhicule du salarié afin de justifier du nombre de chevaux. En outre, la réalité du déplacement sera établie par la présentation des affiches ou des contrats relatifs aux spectacles prouvant que les dates correspondent, ou encore par les tickets d’autoroute ou de parking comportant des indications de date et de lieu.

Nb > Il n’y a pas de justificatif à donner au salarié puisque les remboursements figurent sur les bulletins de salaire.