L’entrée en vigueur des nouvelles annexes VIII et X s’est accompagnée de la mise en place de nouveaux documents déclaratifs : AEM (Attestation employeur mensuelle) et DSM (Déclaration de situation mensuelle).

Dans une circulaire du 23 juillet 2004, l’Unédic précise dans quelles conditions ces déclarations doivent être effectuées et les modalités selon lesquelles les Assédic doivent exploiter les AEM et les DSM afin de :

  • rapprocher les informations nominatives transmises par les employeurs et par les allocataires ;
  • et à terme effectuer des croisements de fichiers avec d’autres organismes.

Nb > Cette circulaire comporte également de nombreuses indications sur la vérification des justificatifs fournis par les intermittents, le paiement des allocations, les rapprochements internes du fichier allocataire et du fichier employeur…

Établissement de l’AEM

Une AEM par mois, par salarié et par contrat de travail

L’AEM permet à l’employeur de déclarer nominativement, chaque mois, les périodes de contrat de travail effectuées par un intermittent au cours de ce mois. L’employeur doit donc établir une AEM par mois, par salarié et par contrat de travail.

En conséquence, pour un même mois :

  • soit l’employeur n’a conclu qu’un seul contrat de travail et il le mentionne comme tel sur l’AEM, peu importe que les jours effectivement travaillés soient ou non consécutifs ; dans ce cas, il précise, suivant la nature de l’emploi occupé, le nombre d’heures ou le nombre de cachets dans la rubrique prévue à cet effet ;
  • soit l’employeur a conclu, au cours de ce mois, plusieurs contrats de travail à durée déterminée successifs, et il doit remplir une AEM pour chaque contrat en précisant chaque fois le nombre d’heures ou de cachets.
L’AEM doit être établie au titre du mois au cours duquel la rémunération est versée au salarié (mois de versement de la paie).

Nb >Le centre de recouvrement contrôle que le total des rémunérations mentionnées sur les AEM correspond au montant de la masse salariale déclarée par l’employeur sur l’ADV (Avis de versement) de ce même mois.

Exemple :
Pour un contrat du 29 au 31 mars, si la rémunération est versée au cours du mois d’avril, elle doit être déclarée avec la masse salariale afférente au mois d’avril et donc sur une AEM d’avril. L’employeur n’émet qu’une seule AEM avec :

  • en haut à gauche, indication du mois d’avril ;
  • à la rubrique « contrat de travail » : date de début de contrat : 29 mars et date de fin de contrat : 31 mars ;
  • à la rubrique « rémunération versée au cours du mois » : les rémunérations afférentes à ce contrat de travail versées au cours du mois d’avril.

Une AEM initiale, complémentaire ou rectificative

Une attestation mensuelle peut être initiale, complémentaire ou rectificative (positive ou négative) : la case correspondante doit être impérativement cochée.

Le numéro de l’attestation initiale doit être reporté sur toute autre AEM éditée pour le même contrat de contrat de travail (AEM complémentaire ou rectificative). Chaque AEM comporte un numéro sur 10 caractères qui permet de rattacher toutes les attestations afférentes à un même contrat de travail.

Nb > Toute AEM délivrée à un employeur comporte ce numéro quel que soit le mode de délivrance.

L’attestation complémentaire est la deuxième ou la énième AEM éditée pour un contrat de travail couvrant plus d’un mois civil.

La mention « contrat en cours » doit être cochée si la fin du contrat de travail est postérieure au dernier jour du mois de l’AEM.

Exemple : Pour un contrat de travail du 15 avril au 15 mai, l’employeur établit une AEM initiale fin avril avec la mention « contrat en cours » et une AEM complémentaire fin mai.

Nb > Cas particulier d’un contrat couvrant deux mois civils mais avec une seule paie.
Dans ce cas, une seule AEM est établie au titre du mois de versement de la paie. Pour un contrat de travail du 28 juin au 14 juillet, la paie est versée en juillet : l’employeur établit une AEM initiale en juillet avec date de début et de fin du contrat : 28 juin et 14 juillet.

L’attestation rectificative est une AEM éditée après la dernière AEM relative à un même contrat de travail, en vue de régulariser une paie. Les dates de début et de fin du contrat concerné par la régularisation doivent être rappelées.

Remarque importante : Il n’est pas possible d’établir une AEM rectificative positive ou négative, dont la modification porterait sur les dates de début et de fin de contrat. Aussi, une vigilance particulière est à accorder sur ces éléments.

Modalités de délivrance de l’AEM

L’AEM est mise à disposition des employeurs soit :

  • sur support papier que l’employeur commande auprès de l’Assédic territorialement compétente ou auprès du CNCS (Centre National Cinéma Spectacle, auquel le centre de recouvrement d’Annecy est rattaché) ; l’AEM est préidentifiée aux coordonnées de l’employeur ;
  • sur le site www.assedic.fr – rubrique « employeur » (saisie en ligne de l’attestation) ;
  • sous forme d’une autorisation d’émettre des attestations automatisées délivrée par le CNCS.

Majorations de retard

Comme auparavant, le défaut de paiement des contributions et cotisations à la date limite d’exigibilité est sanctionné par une majoration de retard.

En outre, une nouvelle majoration est désormais applicable lorsque l’employeur manque à son obligation d’adresser la ou les AEM.

Désormais, le non envoi ou le retard dans l’envoi de l’AEM peut donner lieu à :

  • une majoration de retard de 10% applicable une fois entre le premier jour suivant la date limite de déclaration des salariés et des périodes d’emploi, et le dernier jour du troisième mois suivant cette même date ;
  • des majorations de retard fixées à 1,40% applicables au terme de cette période de trois mois.

Ces nouvelles majorations de retard sont calculées sur le montant des contributions et cotisations dues aux Assédic pour l’activité n’ayant pas donné lieu à l’envoi de cette AEM.

La DSM (Déclaration de situation mensuelle)

L’intermittent doit déclarer sur sa DSM la ou les périodes de contrat de travail du mois considéré et non pas seulement les jours effectivement travaillés.

Exemple :
Contrat de travail du 5 au 12 mai – Jours effectivement travaillés : 5, 6, 8 et 12 Déclaration sur la DSM afférente au mois de mai :

  • période de travail : 5 au 12 ;
  • rémunération brute après abattement le cas échéant : 800€.
Lorsque l’intermittent déclare avoir exercé une activité mais que la période de travail et/ou la rémunération n’est pas précisée, l’Assédic ne procède à aucun paiement et adresse une demande de pièce complémentaire (ex. : indication « néant » ou « 0 » en rémunération).

Par conséquent, même si l’intermittent ne connaît pas le montant exact de sa rémunération brute (son employeur ne lui a pas encore remis son bulletin de paie et son AEM…), il doit quand même indiquer une estimation dans cette rubrique rémunération.