Dans une circulaire du 23 juillet 2004, l’Unédic précise dans quelles conditions ces déclarations doivent être effectuées et les modalités selon lesquelles les Assédic doivent exploiter les AEM et les DSM afin de :

  • rapprocher les informations nominatives transmises par les employeurs et par les allocataires ;
  • et à terme effectuer des croisements de fichiers avec d’autres organismes.

Nb > Cette circulaire comporte également de nombreuses indications sur la vérification des justificatifs fournis par les intermittents, le paiement des allocations, les rapprochements internes du fichier allocataire et du fichier employeur…

Établissement de l’AEM

Une AEM par mois, par salarié et par contrat de travail

L’AEM permet à l’employeur de déclarer nominativement, chaque mois, les périodes de contrat de travail effectuées par un intermittent au cours de ce mois. L’employeur doit donc établir une AEM par mois, par salarié et par contrat de travail.

En conséquence, pour un même mois :

  • soit l’employeur n’a conclu qu’un seul contrat de travail et il le mentionne comme tel sur l’AEM, peu importe que les jours effectivement travaillés soient ou non consécutifs ; dans ce cas, il précise, suivant la nature de l’emploi occupé, le nombre d’heures ou le nombre de cachets dans la rubrique prévue à cet effet ;
  • soit l’employeur a conclu, au cours de ce mois, plusieurs contrats de travail à durée déterminée successifs, et il doit remplir une AEM pour chaque contrat en précisant chaque fois le nombre d’heures ou de cachets.
L’AEM doit être établie au titre du mois au cours duquel la rémunération est versée au salarié (mois de versement de la paie).

Nb >Le centre de recouvrement contrôle que le total des rémunérations mentionnées sur les AEM correspond au montant de la masse salariale déclarée par l’employeur sur l’ADV (Avis de versement) de ce même mois.

Exemple :
Pour un contrat du 29 au 31 mars, si la rémunération est versée au cours du mois d’avril, elle doit être déclarée avec la masse salariale afférente au mois d’avril et donc sur une AEM d’avril. L’employeur n’émet qu’une seule AEM avec :

  • en haut à gauche, indication du mois d’avril ;
  • à la rubrique « contrat de travail » : date de début de contrat : 29 mars et date de fin de contrat : 31 mars ;
  • à la rubrique « rémunération versée au cours du mois » : les rémunérations afférentes à ce contrat de travail versées au cours du mois d’avril.

Une AEM initiale, complémentaire ou rectificative

Une attestation mensuelle peut être initiale, complémentaire ou rectificative (positive ou négative) : la case correspondante doit être impérativement cochée.

Le numéro de l’attestation initiale doit être reporté sur toute autre AEM éditée pour le même contrat de contrat de travail (AEM complémentaire ou rectificative). Chaque AEM comporte un numéro sur 10 caractères qui permet de rattacher toutes les attestations afférentes à un même contrat de travail.

Nb > Toute AEM délivrée à un employeur comporte ce numéro quel que soit le mode de délivrance.

L’attestation complémentaire est la deuxième ou la énième AEM éditée pour un contrat de travail couvrant plus d’un mois civil.

La mention « contrat en cours » doit être cochée si la fin du contrat de travail est postérieure au dernier jour du mois de l’AEM.

Exemple : Pour un contrat de travail du 15 avril au 15 mai, l’employeur établit une AEM initiale fin avril avec la mention « contrat en cours » et une AEM complémentaire fin mai.

Nb > Cas particulier d’un contrat couvrant deux mois civils mais avec une seule paie.
Dans ce cas, une seule AEM est établie au titre du mois de versement de la paie. Pour un contrat de travail du 28 juin au 14 juillet, la paie est versée en juillet : l’employeur établit une AEM initiale en juillet avec date de début et de fin du contrat : 28 juin et 14 juillet.

L’attestation rectificative est une AEM éditée après la dernière AEM relative à un même contrat de travail, en vue de régulariser une paie. Les dates de début et de fin du contrat concerné par la régularisation doivent être rappelées.

Remarque importante : Il n’est pas possible d’établir une AEM rectificative positive ou négative, dont la modification porterait sur les dates de début et de fin de contrat. Aussi, une vigilance particulière est à accorder sur ces éléments.