« Au-delà du montant global exonéré de cotisations indiqué pour les indemnités de remboursement de frais, nous souhaiterions connaître le détail des défraiements (essentiellement pour le repas) que nous pouvons le plus justement verser aux membres de notre équipe en déplacement à l’étranger. Nous contactons les ambassades et divers organismes, mais n’existe-t-il pas une référence plus pratique, voire plus légale ? »

Lorsque les salariés sont en déplacement professionnel à l’étranger, une indemnisation forfaitaire peut leur être allouée par l’employeur (voir dossier « Frais professionnels et cotisations sociales (remboursement, défraiement, abattement forfaitaire) ».

Ces allocations forfaitaires (ou indemnités de remboursement de frais) sont destinées à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement. Elles couvrent ainsi les frais de repas et de petit déjeuner. Il s’agit en effet d’un montant forfaitaire incluant toutes ces dépenses.

Si les allocations forfaitaires restent inférieures aux limites fixées par circulaire et pour chaque pays, elles sont exonérées des charges sociales sans que l’employeur ait à fournir des justificatifs (factures de restaurant, d’hôtel…).

Si vous versez une allocation forfaitaire correspondant à ces limites admises par l’URSSAF, vous ne pouvez pas en outre rembourser des frais de repas.

Si vous choisissez de ne pas verser d’indemnité forfaitaire, vous pouvez rembourser les frais de repas engagés par vos salariés en déplacement à l’étranger sur la base de leur montant réel ; il n’existe pas dans ce cas de barème.

En revanche, si l’indemnisation est faite sous forme d’un remboursement des frais réels, vous devez pouvoir justifier du montant exact en fournissant les factures ou les notes de restaurant, hôtel …