« Comment sont pris en compte les défraiements des days off lors d’une tournée ? Sont-ils soumis à cotisation dans leur intégralité ou seulement au-delà du barème URSSAF ? »

Les frais professionnels, c’est-à-dire les sommes exposées par les salariés en raison de leur travail, n’ont pas le caractère de salaire ; lorsqu’ils sont pris en charge par l’employeur, ils ne sont donc pas soumis à cotisations sociales. Néanmoins, certaines sommes qualifiées par l’employeur de défraiement, d’indemnité ou de remboursement de frais professionnels peuvent être requalifiées en salaires. Pour que ces indemnités ou défraiements ne soient pas soumis à charges sociales, ils doivent avant tout correspondre à de véritables frais professionnels, c’est-à-dire des charges inhérentes à la fonction ou à l’emploi occupé par le salarié, engagés à l’occasion du travail.

Concernant les “ days off ” lors d’une tournée, a priori, ces dates ne font pas partie des jours de travail prévus dans les contrats de travail conclus avec les artistes. La question est donc avant tout de savoir si l’on peut considérer que les indemnités sur ces dates couvrent des charges engagées à l’occasion du travail, alors qu’il ne s’agit pas de journée de travail.

A priori, ce type d’indemnisation n’est pas considéré comme des frais professionnels sauf à justifier de circonstances particulières. Sur cette question, l’appréciation d’un contrôleur URSSAF se fera au cas par cas en fonction des contraintes liées à la tournée. Ces contraintes imposent-elles que les artistes (et le cas échéant les autres personnels attachés à la tournée) arrivent la veille, restent sur place ou se déplacent entre deux représentations ? Ainsi, les principaux éléments qui pourront être pris en compte sont l’éloignement du domicile, les dates et les horaires des représentations, du montage ou du démontage …

Si vous considérez qu’il s’agit de frais professionnels, vous devrez justifier de ces différentes contraintes (planning ou feuille de route, contrat conclu avec les diffuseurs…).

Vous devrez en outre justifier que les dépenses ont réellement été engagées. Dans ce cas, il peut être préférable de rembourser sur la base des frais réels afin qu’il ne soit pas contestable que les frais indemnisés ont bien été engagés. En cas d’utilisation du barème des allocations forfaitaires URSSAF, il conviendra de prouver que les salariés concernés sont effectivement restés sur place ou qu’ils étaient en déplacement entre deux journées de travail (au moins une facture ou une note avec la date et le lieu).

Néanmoins, afin d’éviter tout risque de redressement, il est préférable d’interroger l’URSSAF de votre département en lui décrivant les différents cas susceptibles de se présenter, en lui expliquant les contraintes qui impliquent que les salariés attachés à la tournée ne peuvent pas rentrer chez eux (etc.).