Les responsabilités d’un dirigeant d’équipe sont multiples. Outre ses missions de « production » liées à l’activité de la structure, et le suivi des travaux confiés à ses assistants, il doit répondre à des exigences moins visibles mais essentielles : détecter les anomalies et trouver des solutions, s’assurer régulièrement de la qualité de service, encourager les initiatives, réfléchir aux délégations envisageables, évaluer les besoins en formation, valoriser le travail quotidien, veiller à la sérénité de l’ambiance de travail, etc.
Cela demande une disponibilité importante, et lorsque le volume de travail l’absorbe totalement, le responsable peut devenir moins vigilant sur ces aspects.
Dans un contexte où les tournées, ou bien le manque de temps font partie intégrante de la vie des structures, l’entretien annuel devient un moment privilégié, un rendez-vous, entre le responsable et chacun des membres de son équipe.
L’entretien peut être fixé symboliquement à la date anniversaire d’embauche, et permet une discussion ouverte sur le poste, son évolution, les faiblesses constatées, mais aussi la reconnaissance du travail accompli.
Son intérêt est double.
Pour le responsable, c’est l’occasion de réfléchir aux possibilités d’évolution du poste, aux missions nouvelles à confier. Cela peut aussi permettre la prévention de conflits ou d’une démission, grâce à l’invitation à s’exprimer sur le poste, sur l’ambiance de travail entre collègues, sur les difficultés rencontrées, etc.
Pour le salarié, c’est un moment prévu pour s’exprimer sur ce qui l’intéresse le plus dans son poste, ce qu’il souhaiterait changer. C’est aussi la possibilité de connaître ce que pense le responsable de son travail, d’avoir une reconnaissance formelle de la collaboration, d’être informé des perspectives d’évolution, en termes de poste ou de salaire.
Sur la question de la rémunération, notamment, il est intéressant de prévenir dès l’embauche que ce type de sujet est abordé lors des entretiens annuels. Cela clarifie les règles du jeu dans la structure et évite les demandes intempestives dans des contextes de crise.
Bien entendu, il peut y avoir l’opportunité ou la nécessité de réaliser d’autres entretiens intermédiaires dans l’année, liés au service ou à la situation (délégation, congé maternité nécessitant une réorganisation...). Mais cet entretien annuel reste privilégié.
Suggestions sur les points pouvant être abordés lors de l’entretien annuel
Préalable : avoir fait réaliser par le salarié sa fiche de poste. Cela permet une comparaison avec celle de l’année antérieure ou de celle qui avait été fixée lors de l’embauche.
La fiche de poste
- Comparaison avec la précédente : la fiche de poste prévue correspond-elle au travail effectivement réalisé ? Y a-t-il des évolutions significatives ?
- Evaluation du temps passé aux missions principales et aux tâches annexes pour évaluer les gains de temps possibles, les sous-traitances ou délégations envisageables.
- Discussion, le cas échéant, sur les nouvelles missions qui avaient été confiées (volume, adaptation, situations difficiles rencontrées...).
- Intérêt - évolution des missions : quelles missions sont perçues comme les plus intéressantes ? les moins intéressantes ? Quels sont les souhaits d’évolution exprimés en termes de mission ?
- Délégations envisagées par le responsable de service : valorisation de nouvelles missions.
- Suggestions, idées de l’assistant pour améliorer son organisation, son efficacité...
Nb > Cette partie de l’entretien peut amener de part et d’autre une volonté de formation (interne ou externe), et la valorisation financière liées à la progression des responsabilités.
Le bilan de la collaboration avec les autres collaborateurs de la structure
Il est important de laisser le salarié s’exprimer librement sur ce sujet. Cela peut permettre de détecter des mésententes qui feront alors l’objet d’une discussion constructive mais aussi, parfois, d’une réelle remise en question. C’est un sujet délicat, qu’il ne faut pas négliger.
L’appréciation du travail par le responsable :
- sur l’investissement, le professionnalisme, la convivialité...
- sur les réserves éventuelles, les pistes de travail pour une amélioration de certains points...
- sur les dysfonctionnements éventuels constatés et les solutions envisagées...
Nb > Il est particulièrement important d’exprimer les aspects positifs de la collaboration.
Les orientations, les projets de la structure pour l’année qui suit
L’objectif est de tenir au courant des projets, toutes les personnes de la structure, même si elles sont impliquées à une moindre échelle. L’adhésion à la vie collective, surtout dans le secteur culturel, est l’un des facteurs les plus motivants pour le salarié.