Remarque : Pour certaines réponses, la réglementation a pu être modifiée depuis la date de publication ; nous vous conseillons donc de consulter également les dossiers et les jurisprudences sur le thème.

« Dans le cadre d’animations artistiques que nous avons organisées, nous nous sommes assurés le concours bénévole d’une trentaine d’artistes de la région. Si les recettes de ces manifestations sont supérieures à nos estimations, nous envisageons d’accorder des défraiements soumis à charges à ces artistes (44 net soit 73,45 charges comprises). En avons-nous le droit ? Si oui, ces défraiements peuvent-ils se présenter sous la même forme que nos bulletins de salaires avec une seule ligne « défraiements soumis à charge » ? Devons-nous établir une déclaration unique d’embauche ? En outre, nous souhaiterions connaître les limites et différences entre les défraiements soumis à charge et ceux non soumis à charge. Dans quels cas doit-on utiliser l’un ou l’autre ? Par ailleurs, dans le cadre de la même opération, des adhérents bénévoles de notre association nous ont aidés, tant sur la logistique que sur l’accueil du public. Dans quelles limites peut-on rembourser leurs frais de trajet ? Une note de frais établie avec la copie de leur carte grise et le nombre d’allers et retours est-elle suffisante ? Doivent-ils nous fournir d’autres justificatifs (facture d’essence…) ? »

Les remboursements de frais obéissent à un régime différent selon que les bénéficiaires sont des salariés ou des bénévoles.

Pour les salariés, indépendamment de la rémunération qui leur est versée, les frais engagés dans le cadre de leur travail doivent leur être remboursés par l’employeur. Il peut s’agir :

  • soit du remboursement des frais réellement exposés ;
  • soit du versement d’une indemnité forfaitaire.

Les conditions dans lesquelles ces indemnités forfaitaires sont exonérées ou soumises aux charges sociales sont détaillées dans le dossier « Frais professionnels et cotisations sociales (remboursement, défraiement, abattement forfaitaire) ».

Par contre, le bénévole par définition ne doit recevoir aucune rémunération. Il peut néanmoins être remboursé des dépenses qu’il a engagées pour le compte de l’association.

Ces remboursements de frais ne sont pas soumis à charge sauf si la relation entre l’association et le bénévole est requalifiée en contrat de travail (voir jurisprudence « Bénévoles ou salariés : limite de la requalification »). Ce sont alors l’ensemble des règles du droit du travail qui s’appliquent (obligation de verser une rémunération au moins équivalente au SMIC, respect des règles relatives aux contrats de travail…).

Pour éviter toute requalification en salariat, deux conditions doivent être réunies :

  • les frais doivent être justifiés (présentation de factures justificatives telles que des notes d’hôtel ou de restaurant, des tickets d’autoroute…) ;
  • le remboursement ne doit pas excéder le montant réel des frais.

Les bénévoles sont donc remboursés au franc le franc sur justificatifs.

Ainsi, le versement d’un « défraiement soumis à cotisations » suppose que le bénéficiaire est salarié.

La question du bénévolat ou du salariat des artistes devrait être tranchée au préalable.

En effet, si les artistes sont salariés, l’association doit soumettre à cotisations les sommes versées, mais elle doit également remplir toutes ses obligations d’employeur (contrat de travail, bulletin, attestation Assédic…). Or, certaines formalités doivent être accomplies avant la manifestation (notamment déclaration unique d’embauche).

Si les artistes sont bénévoles, ils sont remboursés du montant des frais qu’ils ont réellement engagés. L’association n’est soumise à aucune des obligations liées à la conclusion d’un contrat de travail (ni DUE, ni bulletin…).

Nb > Comme il est vraisemblable que les trente artistes n’habitent pas tous dans la même ville, les sommes versées aux différents artistes seront variables en fonction de l’éloignement de leur domicile ; il ne pourra pas s’agir d’un même montant.

Cependant, l’association aura tout intérêt à établir un document, qui pourra servir de pièce justificative à l’appui de sa comptabilité en cas de contrôle fiscal ou social, afin de prouver que les dépenses ont réellement été effectuées par les bénévoles et qu’il s’agissait de dépenses engagées dans le cadre de leur activité au sein de l’association.

Ainsi, pour les frais de trajet, ce document pourra comporter les éléments suivants :

  • le lieu de départ et de destination ;
  • la date et le motif du déplacement (par exemple, « participation à l’organisation du spectacle »…) ;
  • le nombre de kilomètres parcourus, frais de péage, d’hébergement… ;
  • date et signature du bénévole.

Ce document sera conservé avec une copie de la carte grise du véhicule utilisé.

En outre, la réalité des déplacements pourra être établie par des tickets d’autoroute ou de parking (comportant des indications de date et de lieu).

Concernant le montant des frais de trajet, il est admis que celui-ci puisse être calculé en appliquant le barème fiscal d’évaluation forfaitaire des frais de voiture de l’administration fiscale ; l’association peut donc appliquer ce barème ou un barème inférieur.

Nb > Le barème kilométrique de l’administration fiscale couvre les frais de carburant, la dépréciation du véhicule, les dépenses courantes d’entretien… Il ne couvre pas les frais de stationnement ou les frais de péages qui peuvent donc être remboursés en plus à condition de conserver les justificatifs et de rembourser les montants exacts.